CLINICAL TRIALS: NUOVA LINEA GUIDA EMA SU SISTEMI COMPUTERIZZATI E RACCOLTA DATI IN AMBITO CLINICO

Giovedì 29 Luglio 2021

Una panoramica generale dei requisiti presentati nella nuova linea guida EMA sull'utilizzo dei sistemi computerizzati e sulla raccolta di dati elettronici in ambito clinico.

I sistemi computerizzati sono sempre più utilizzati nella ricerca clinica. La complessità di questi sistemi e degli stessi trial clinici si è evoluta rapidamente negli ultimi anni, portando ad un aumento dell'utilizzo di sistemi computerizzati.

L'EMA Reflection Paper on expectations for electronic source data and data transcribed to electronic data collection tools in clinical trials ha iniziato ad affrontare questi temi già dalla sua pubblicazione nel 2010.

La nuova linea guida (per ora in bozza) Guideline on computerised systems and electronic data in clinical trials ha lo scopo di assistere gli sponsor, i ricercatori e le altre parti coinvolte nelle sperimentazioni cliniche sull'uso di sistemi computerizzati e sulla raccolta di dati elettronici nelle sperimentazioni cliniche nel rispetto dei requisiti della legislazione vigente (Direttiva 2001/20/CE e Direttiva 2005/28/CE) e dell'ICH E6 Good Clinical Practice Guideline.
La bozza sarà disponibile per i commenti fino a fine 2021.

Vuoi approfondire l'argomento? Partecipa al webinar di Quality Systems

Sistemi computerizzati in ambito GCP

21 Novembre 2021

Relatore: Pier Luigi Agazzi

Iscriviti al webinar

Di seguito si fornisce una panoramica generale e non esaustiva dei requisiti presentati nella bozza della nuova linea guida.

PRINCIPI E CONCETTI CHIAVE

Data integrity:
Il mancato mantenimento dell'integrità dei dati durante il periodo di conservazione previsto può rendere i dati inutilizzabili ed equivale alla perdita o alla distruzione dei dati stessi. La mancanza della data integrity è considerata una non conformità GCP.
Responsabilità:
I ruoli e le responsabilità negli studi clinici devono essere chiari. La responsabilità della conduzione di uno studio viene assegnata legalmente a due parti (gli sperimentatori e le loro istituzioni, e gli sponsor), ciascuna delle quali potrebbe utilizzare sistemi computerizzati per gestire dati relativi allo studio.
Dato elettronico e concetto di metadato:
Senza il contesto fornito dai metadati, i dati non hanno alcun significato.
Dato fonte:
Il primo dato permanente ottenibile dalla generazione elettronica di dati è considerato il dato fonte.
Questo processo deve essere convalidato per assicurare che il dato fonte sia rappresentativo dell'osservazione originale e contenga i matadati necessari ad assicurare i requisiti ALCOA.
ALCOA ++
Criticità e rischi:
L'ICH-GCP E6(R2) introduce la necessità di un sistema di gestione qualità con un approccio risk-based. I rischi devono essere considerati sia a livello di sistema che a livello di trial clinico specifico. I rischi relativi all'utilizzo dei sistemi computerizzati, specialmente quelli legati all'integrità dei dati, devono essere identificati, analizzati e mitigati. L'approccio utilizzato per ridurre il rischio deve essere proporzionato al rischio.
Raccolta dati:
Il protocollo approvato della sperimentazione clinica dovrebbe specificare quali dati debbano essere generati/acquisiti, da chi, quando, e quali strumenti o procedure debbano essere utilizzati.
Firma elettronica:
Ogni volta che una firma elettronica viene utilizzata all'interno di una sperimentazione clinica per sostituire una firma richiesta dalle GCP, la funzionalità della firma elettronica deve soddisfare le aspettative in merito ad autenticazione, non ripudio, collegamento indissolubile e marcatura temporale.
Protezione dei dati:
La riservatezza dei record che potrebbero identificare i partecipanti allo studio deve essere protetta rispettando le regole sulla privacy e sulla riservatezza previste dai requisiti normativi.
Convalida dei sistemi computerizzati:
Tutti i sistemi computerizzati utilizzati in uno studio clinico devono essere soggetti a un processo che confermi il rispetto dei requisiti e la performance del sistema. La convalida dovrebbe garantire accuratezza, affidabilità e prestazioni previste, dalla progettazione fino alla dismissione del sistema o alla transizione ad un nuovo sistema. I processi utilizzati per la convalida devono essere decisi dal proprietario del sistema (ad esempio sponsor, ricercatori, strutture tecniche) e descritti in un documento.
I proprietari del sistema devono assicurare un'adeguata supervisione delle attività di convalida e della documentazione da parte dei contraenti per garantire che siano in atto procedure adeguate e che queste vengano rispettate. La documentazione deve essere conservata per dimostrare che il sistema è mantenuto nello stato convalidato e deve essere disponibile sia per la convalida del software che per la convalida della configurazione specifica per lo studio clinico. La convalida della configurazione specifica deve garantire che il sistema sia coerente con i requisiti del protocollo di sperimentazione clinica approvato e che vengano effettuati test approfonditi della funzionalità.
Accesso diretto ai sistemi computerizzati

REQUISITI PER I SISTEMI COMPUTERIZZATI

La linea guida richiede che siano presenti:

una descrizione dei sistemi e dell'allocazione dei dati, delle responsabilità, dei database utilizzati e una valutazione della loro idoneità allo scopo previsto;
procedure scritte per l'utilizzo dei sistemi;
training per l'uso dei sistemi computerizzati;
processi di sicurezza e misure atte a garantire la data integrity e la protezione dei dati.

DATI ELETTRONICI

Per ogni studio, è necessario sapere quali dati e record elettronici saranno raccolti, modificati, importati ed esportati, archiviati e le modalità di trasmissione. Dati elettronici, e corrispettivi audit trail, devono essere accessibili a sperimentatori, monitor, auditor e ispettori senza compromettere la riservatezza delle identità dei partecipanti allo studio (ICH-GCP 1.21).

Raccolta dati e posizione
La posizione di tutti i dati di origine deve essere specificata prima dell'inizio del processo e tenuta aggiornata (ICH-GCP 8.1. Appendice).
Trascrizione da carta a elettronico
I dati originali raccolti su carta devono essere trascritti manualmente o tramite uno strumento di immissione convalidato nel sistema o nei database. In caso di trascrizione manuale, dovrebbero essere implementati metodi basati sul rischio per garantire la qualità dei dati trascritti.
Trasferimento tra sistemi elettronici
I dati dello studio vengono trasferiti regolarmente all'interno dell'organizzazione e tra sistemi. Tutti i trasferimenti di file e di dati devono essere convalidati.
Acquisizione diretta di dati
L'acquisizione diretta dei dati può essere eseguita da dispositivi automatizzati o da altri strumenti tecnici. Tali dati devono essere sempre accompagnati dai metadati relativi al dispositivo utilizzato.
Verifica data entry
I controlli sull'immissione dei dati devono essere convalidati. La sospensione dei controlli deve essere documentata e giustificata.

REQUISITI PER L'AUDIT TRAIL

Audit trail:
In un sistema computerizzato, l'audit trail deve essere sicuro, generato dal computer, con data e ora. L'audit trail deve essere robusto e non deve essere possibile per un utente normale disattivarlo.
Audit trail review:
Dovrebbero essere predisposte procedure per la review di audit trail basate sul rischio e l'esecuzione della revisione dei dati deve essere documentata. La revisione dei dati deve concentrarsi sui dati critici ed essere proattiva e continua.
Firma dei dati:
Gli sperimentatori sono responsabili dei dati inseriti nei sistemi sotto la loro supervisione. Questi dati devono essere revisionati e firmati. La firma dello sperimentatore principale e di un membro autorizzato del suo staff rappresenta la conferma documentata che i dati rispettano i requisiti ALCOA.
Dati copiati:
I dati possono essere copiati o trascritti per diversi scopi. Se un dato viene sostituito in modo irreversibile da una copia, questa deve essere certificata (ICH-GCP 1.63).
Copie certificate:
Quando si crea una copia certificata, è necessario considerare la natura del documento originale. Il processo di copia deve basarsi su un processo convalidato.
Hosting e controllo dei dati:
Tutti i dati generati durante uno studio clinico relativi ai partecipanti devono essere disponibili per lo sperimentatore durante e dopo lo studio. Lo sponsor non deve avere il controllo esclusivo dei dati inseriti in un sistema computerizzato.
Cloud:
In caso di utilizzo di una soluzione cloud, lo sponsor (ICH-GCP 5.2.1) e/o lo sperimentatore (ICH-GCP 4.2.6) dovrebbero garantire che la parte contraente che fornisce il cloud sia qualificata (vedere Allegato 4). La giurisdizione dei dati può essere complessa data la natura delle soluzioni e dei servizi cloud condivisi su diversi siti, Paesi e continenti; tuttavia, eventuali incertezze dovrebbero essere affrontate e risolte mediante obblighi contrattuali prima dell'uso di una soluzione cloud.
Se il responsabile sceglie di eseguire da sé la qualifica del sistema informatizzato, il cloud provider dovrebbe mettere a disposizione un ambiente di test identico all'ambiente di produzione.
Back-up:
È necessario eseguire regolarmente il backup dei dati e delle configurazioni. Si raccomanda l'uso di server replicati. I backup devono essere archiviati in posizioni fisiche e reti logiche separate e non dietro lo stesso firewall dei dati originali per evitare la distruzione o l'alterazione simultanea. La frequenza dei backup e la loro conservazione devono essere determinati con un approccio basato sul rischio.
Migrazione dei dati:
Dovrebbe essere garantito che la migrazione non influisca negativamente sui dati e sui metadati esistenti. Dopo la migrazione dovrebbe essere eseguita una verifica sui dati chiave.
Archiviazione:
Lo sperimentatore e lo sponsor devono essere a conoscenza dei periodi di conservazione richiesti per i dati e i documenti relativi agli studi clinici. I periodi di conservazione devono rispettare il principio di protezione dei dati sulla limitazione della conservazione.
Decommissioning:
Dopo la conclusione della sperimentazione, i database possono essere disattivati. Si raccomanda di decidere il momento della disattivazione prendendo in considerazione, ad esempio, se la sperimentazione clinica sarà utilizzata o meno nei termini di una domanda di autorizzazione all'immissione in commercio nel prossimo futuro, nel qual caso si potrebbe raccomandare di conservare i database. Una copia datata e autenticata dei database e dei dati deve essere archiviata e disponibile su richiesta. In caso di disattivazione, lo sponsor deve garantire la possibilità di ripristinare i database.