Libera traduzione della comunicazione ufficiale dell’EMA del 07 Aprile 2020, da leggere congiuntamente a «Q&A: Good clinical practice (GCP)».
L’integrità, l’affidabilità e la robustezza dei dati generati dagli studi clinici sono essenziali per gli enti regolatori. La maggior parte di questi dati viene raccolta e gestita tramite sistemi computerizzati, come gli eCFR (electronic Case Report Form), gli eIRT (electronic Interactive Response Technology), i sistemi di gestione della sperimentazione clinica (CTMS), ecc..., e il loro utilizzo aumenterà in futuro.
I risultati delle recenti ispezioni e le implicazioni che hanno avuto sull'integrità, l'affidabilità, la solidità e l'accettabilità dei dati hanno portato il gruppo di lavoro degli ispettori GCP (IWG - Inspectors Working Group), in collaborazione con il comitato per i medicinali ad uso umano (CHMP - Committee for Medicinal Products for Human Use), ad avvertire la necessità di enfatizzare i requisiti per la qualifica e la convalida dei sistemi computerizzati utilizzati per la gestione dei dati degli studi clinici.
CONVALIDA E QUALIFICA DEI SISTEMI COMPUTERIZZATI PER GLI STUDI CLINICI
In questo testo:
- Qualifica = verifica della funzionalità del sistema.
- Convalida = accertamento, con relativa documentazione, che i requisiti specifici di un sistema computerizzato siano soddisfatti, dalla progettazione del sistema fino alla sua disattivazione o al passaggio a un nuovo sistema [ICH E6(R2), sezione 1.65]; ovvero che esso operi secondo specifiche procedure (SOP).
L’ICH E6(R2) richiede agli sponsor che hanno in mano la gestione elettronica dei dati degli studi clinici di convalidare i sistemi computerizzati che gestiscono tali dati, di mantenere l’Audit Trail per il data entry iniziale e per ogni modifica successiva ai dati, di implementare un sistema di sicurezza che protegga dagli accessi non autorizzati e di mantenere una lista di persone autorizzate a creare, visualizzare o modificare i dati. Inoltre, l’ICH E6(R2) richiede che «vengano implementati sistemi con procedure che assicurino la qualità di ogni aspetto degli studi clinici» (sezione 2.13) e che «tutte le informazioni sugli studi clinici vengano registrate, gestite e archiviate in modo tale da consentire un’accurata presentazione, interpretazione e verifica» (sezione 2.10).
L'integrità, l'affidabilità e la solidità dei dati dipenderanno dalla progettazione e dallo stato di convalida dei sistemi computerizzati utilizzati. La mancata documentazione, e quindi l’assente dimostrazione dello stato di convalida di un sistema computerizzato, può comportare rischi per l'integrità, l'affidabilità e la solidità dei dati e, a seconda della loro criticità, potrebbe portare anche alla raccomandazione da parte degli ispettori GCP di non utilizzare i dati nell'ambito di un’autorizzazione per l’immissione in commercio.
MANCANZA DI DOCUMENTAZIONE (O DI ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE) DELLE ATTIVITÀ DI QUALIFICA
I recenti risultati delle ispezioni relative alla qualifica e alla convalida dei sistemi computerizzati sono preoccupanti, poiché alcuni sponsor non sono stati in grado di fornire una documentazione adeguata riguardo a queste attività.
I sistemi computerizzati utilizzati per gli studi clinici possono essere realizzati dallo sponsor o, più frequentemente, acquistati da un fornitore con una licenza di utilizzo del software o come parte di un contratto di fornitura di un servizio. Le attività di qualifica possono essere quindi eseguite dal fornitore, dallo sponsor o da entrambi. Lo sponsor è però il responsabile ultimo della convalida del sistema computerizzato e della fornitura di prove documentate del processo di convalida. Gli sponsor devono essere in grado di fornire agli ispettori GCP l'accesso alla documentazione richiesta relativa alla qualifica e convalida dei sistemi computerizzati, indipendentemente da chi ha svolto tali attività.
Lo sponsor può fare affidamento sulla documentazione di qualifica prodotta dal fornitore, se valutata come adeguata. Tuttavia, lo sponsor potrebbe anche dover svolgere ulteriori attività di qualifica basate su una valutazione del rischio (Risk Assessment). Le condizioni per cui uno sponsor può fare affidamento sulla documentazione di qualifica prodotta dal fornitore sono descritte nella Q&A # 9 pubblicata dall’EMA.
Se lo sponsor sceglie di eseguire la qualifica completa di un sistema acquistato da un fornitore, deve essere sicuro di ottenere dal fornitore l'accesso alle specifiche dei requisiti di tale sistema. Ciò è necessario perché altrimenti lo sponsor potrebbe non conoscere tutte le funzionalità del sistema e sarebbe, quindi, esposto al rischio che funzioni/azioni sconosciute abbiano un impatto ignoto sui suoi dati. Tenendo in considerazione la versione del sistema e la sua configurazione, le attività di qualifica e convalida devono essere eseguite sulla base di tutte le specifiche dei requisiti di sistema, inclusi eventuali aggiornamenti.
ACCORDI CONTRATTUALI INADEGUATI TRA SPONSOR E FORNITORI IT
È necessario che tra sponsor e fornitore vengano stabiliti accordi scritti e chiari in merito alla qualifica e alla convalida. Lo sponsor rimane responsabile di garantire che lo svolgimento della sperimentazione e che i dati raccolti siano conformi alla legislazione. Nel Q&A dell’EMA, la domanda # 8 è relativa alle insidie da cui mettersi in guardia riguardo agli accordi contrattuali con i fornitori di sistemi computerizzati utilizzati negli studi clinici.
I fornitori IT potrebbero essere ispezionati quando svolgono contrattualmente mansioni/attività relative allo sponsor dello studio clinico, e/o quando il contratto tra essi contiene disposizioni per ispezioni/audit di mansioni/funzioni svolte dal fornitore. Gli ispettori potrebbero infatti voler ispezionare terze parti che dispongono di documentazione specifica per gli studi clinici (es. nel caso in cui la documentazione di convalida di un sistema standard sia mantenuta unicamente dal provider).
Negli studi clinici non è accettabile utilizzare sistemi computerizzati per i quali lo stato di convalida non è confermato o per i quali non è possibile rendere disponibile agli ispettori GCP la documentazione appropriata sulla convalida del sistema.
Se non è possibile stipulare contratti adeguati (ad esempio perché un fornitore non fornisce l’accesso alle specifiche dei requisiti di sistema, l’accesso agli ispettori GCP, l’Audit di pre-qualifica, ecc) come espresso nel punto 8 del Q&A, i sistemi di tale fornitore non devono essere utilizzati negli studi clinici. Questo indipendentemente dal numero di sponsor che usano o hanno utilizzato il sistema, dal numero di anni in cui il sistema è in commercio, ecc. Se agli auditor e agli ispettori GCP non è consentito l'accesso ai sistemi e se potenziali gravi violazioni non vengono opportunamente segnalate dal fornitore, potrebbero non essere rilevate serie non-conformità GCP e rischi per l'integrità, l'affidabilità e la robustezza dei dati.
Contesto giuridico e normativo
Sia la direttiva 2005/28/CE che il regolamento (UE) n. 536/2014 contengono la disposizione che, indipendentemente dal fatto che uno sponsor deleghi tutte o parte delle attività relative allo studio clinico a un individuo o a un'organizzazione, la responsabilità ultima per quanto riguarda la conduzione di esso (sicurezza dei soggetti, integrità, affidabilità e solidità dei dati) è dello sponsor.
Riferimenti normativi:
• Direttiva 2001/20/CE, Articolo 2(l)
• Direttiva 2005/28/CE, Articolo 7
• Regolamento (UE) n. 536/2014, Recital 51, Articoli 2 (30), Articolo 2 (31), 47, 71
• ICH Guideline for good clinical practice E6(R2), (EMA / CHMP / ICH / 135/1995 Revisione 2) sezioni 1.65, 2.10, 2.13, 5.2.2, 5.5.3
Articolo a cura di Alice Germani, Marketing Specialist
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